Werkgevers klaagden de afgelopen jaren terecht dat er een oerwoud aan fiscale regels bestond rond de “vergoedingen en verstrekkingen”. Er bestaan regels voor het verstrekken van een “fiscale fiets”, het uitdelen van een kerstpakket, een vaste onkostenvergoeding, reiskosten, telefoon etc. Met de nieuwe Werkkostenregeling beogen de minister en staatssecretaris van Financiën aan hun bezwaren tegemoet te komen.

De Werkkostenregeling

Het principe van de nieuwe wet is eenvoudig. Werkgevers krijgen een budgetruimte van 1,4 procent van de loonsom. De loonsom is het totale bedrag dat de werkgever aan lonen en sociale premies betaalt. Deze budgetruimte staat bekend als de forfaitaire ruimte. Tot een bedrag ter omvang van die forfaitaire ruimte mag de werkgever vergoedingen en verstrekkingen geven zonder dat hij daarover belasting moet betalen. Zodra hij die 1,4 procent overschrijdt, moet hij een eindheffing van 80 procent betalen. Uit de forfaitaire ruimte kunnen onder meer populaire zaken als de fiets van de zaak, fitness buiten de deur, vakbondscontributie, en de thuiswerkplek betaald worden.

Tot zover is het simpel. Ingewikkelder wordt het doordat een aantal zaken in het forfait een “nihilwaardering” krijgen. Die gaan niet ten koste van de forfaitaire ruimte, omdat ze nagenoeg of volledig voor zakelijk gebruik zijn. Denk aan de laptop, het mobieltje, de OV-kaart. Voor weer andere zaken blijft een “gerichte vrijstelling” bestaan. Die vallen buiten het forfait. Daarbij gaat het onder meer om opleidingen en trainingen (waaronder outplacement), reiskostenvergoeding tot maximaal € 0,19. Op de website van het ministerie van Financiën is een lijst van alle categorieën gepubliceerd. Uit die lijst blijkt al hoe lastig een dergelijke indeling is. Zo krijgt werkkleding een nihilwaardering als die ongeschikt is om thuis te dragen, maar valt deze onder de forfaitaire ruimte als je er het bedrijf mee kunt uitwandelen.

Troubleshooting

Met welke problemen kan de ondernemingsraad te maken krijgen onder de nieuwe Werkkostenregeling?
• Als een werkgever meer verstrekt dan 1,4 procent van de loonsom, zal hij waarschijnlijk de discussie openen om voortaan een deel van de verstrekkingen af te schaffen of door de werknemers zelf te laten betalen. Daarbij kun je denken aan: geen fiscaal vriendelijke vakbondscontributie meer, geen fitness meer, of afschaffing van het kerstpakket.
• In de toekomst zal, als in de onderneming ongeveer die 1,4 procent is opgemaakt, iedere nieuwe regeling alleen fiscaal vriendelijk gerealiseerd kunnen worden als er een oude regeling verdwijnt.

Er kunnen, kortom, lastige en soms pijnlijke keuzes aan komen, ook voor de OR. Daarbij kan de OR te maken krijgen met belangentegenstellingen tussen groepen werknemers.

Tips voor de OR

Zowel op Internet als in de vakliteratuur sporen werkgeversverenigingen en adviesbureaus werkgevers aan om het arbeidsvoorwaardenpakket onder de loep te nemen. Er zullen ongetwijfeld ondernemingen zijn waar het huidige pakket aan “verstrekkingen en vergoedingen” groter is dan 1,4 procent van de loonsom. En dus is de kans groot dan ondernemingsraden binnenkort met wijzigingsvoorstellen te maken krijgen. Wat is dan wijs?
1. Het is het mooiste als de OR zelf het hele pakket doorneemt en bedenkt wat voor hem van waarde is. Liefst voor de werkgever met een voorstel komt. Om dat goed te kunnen doen is informatie nodig. De belangrijkste onderdelen zijn:
• Welke regelingen zijn in de onderneming geldig,
• Voor welke werknemers gelden die regelingen,
• Vallen die regelingen wel of niet onder het forfait.
Die informatie zal vrijwel altijd van P&O moeten komen.
2. Daarbij is van belang dat er een evenwichtig pakket ontstaat. Dus niet alleen regelingen die duur zijn en voor een beperkte groep medewerkers gelden.
3. De ervaring leert dat, bij wijzigingen van de fiscale wetgeving, werkgevers het versoberen van regelingen beargumenteren met “het mag niet meer van de minister”. Ondernemingsraden doen er goed aan om daar heel alert op te zijn. In de nieuwe Werkkostenregeling is niet één bestaande regeling verboden.
4. Een kwestie die al snel de kop op kan steken is de vraag wanneer de onderneming in de nieuwe Werkkostenregeling instapt. In 2011, 2012, 2013 of 2014? Wat verstandig is hangt van het bestaande pakket en de mogelijke alternatieven af, daar valt geen algemeen advies op te geven.

Uitstel

De staatssecretaris wilde oorspronkelijk de nieuwe Werkkostenregeling per 1 januari 2011 laten ingaan. Daartegen kwam protest. Een bezwaar dat zeker houdt snijdt, kwam erop neer dat bedrijven die nu veel meer aan vergoedingen en verstrekkingen geven dan 1,4 procent van de loonsom, tijd nodig hebben om alternatieven te bedenken en in te voeren. De staatssecretaris is daaraan tegemoet gekomen door bedrijven de gelegenheid te geven om in de jaren 2011, 2012 en 2013 te kiezen voor hetzij toepassing van de bestaande regelgeving, hetzij toepassing van de Werkkostenregeling. Per 1 januari 2014 gaat de Werkkostenregeling dan onverbiddelijk in.