- Invloed
De ambtelijk secretaris kan een positieve maar ook een negatieve invloed hebben op de beeldvorming over de OR.
Staat u een medewerker die een vraag aan de OR heeft niet netjes te woord, dan zal deze medewerker zich een tweede keer bedenken. Sluit de toonzetting van de brieven die u voor de OR opstelt niet aan bij de boodschap die de OR aan de bestuurder kwijt wil, dan kan dit bij de bestuurder tot verwarring leiden. Dit kan zelfs op een conflict tussen OR en bestuurder uitdraaien. Kortom, de manier waarop u vorm geeft aan de mondelinge en schriftelijke communicatie kan de OR veel goed doen of schade berokkenen.
- Interne communicatie
Het is vaak de ambtelijk secretaris die een totaal overzicht heeft van wat er speelt binnen de OR en zijn commissies. Hier ligt een belangrijke coördinerende en signalerende taak richting het DB.
Is bijvoorbeeld de aanpak van een bepaalde commissie succesvol, dan kunt u andere commissies daar ook attent op maken.
- Informatie richting de OR
De ambtelijk secretaris zorgt zelf voor een optimale terugkoppeling naar de OR en spreekt OR-leden hier ook op aan. Legt een medewerker in de wandelgangen een probleem aan een OR-lid voor, maak dan met de OR-leden de afspraak dat zij dit melden bij de ambtelijk secretaris. Op dat moment kan de ambtelijk secretaris al deze meldingen registreren en in het DB-overleg aan de orde stellen.
Het DB bepaalt dan welke zaken bij de OR thuis horen en wanneer deze op de agenda komen. De ambtelijk secretaris kan de betreffende medewerkers vervolgens op de hoogte stellen van het moment waarop de OR de zaak bespreekt.
- Communicatie OR/bestuurder
De ambtelijk secretaris levert een bijdrage aan de communicatie tussen OR en bestuurder. Let hierbij op de juiste toonzetting en het juiste woordgebruik. Maak beide partijen attent op het naleven van afspraken die met elkaar zijn gemaakt. Bewaak de afhandeling van lopende zaken en meld stagnaties. Verloopt de samenwerking niet optimaal, breng dan in kaart welke bijdrage de ambtelijk secretaris zelf kan leveren om deze te verbeteren.
- Aanspreekpunt
Bij het fungeren van de ambtelijk secretaris als eerste aanspreekpunt voor de achterban van de OR, is het wijs om hierover afspraken met het DB te maken. Welke zaken kan en mag de ambtelijk secretaris zelf afhandelen en welke zaken speelt de ambtelijk secretaris door. Aandachtspunt hierbij is dat de OR zelf verantwoordelijk blijft voor de inhoudelijke afhandeling van zaken. Neemt de ambtelijk secretaris boodschappen aan voor de OR, laat de indiener dan weten wat er met zijn of haar vraag gebeurt.
- Schriftelijke communicatie
De schriftelijke communicatie van de OR wordt grotendeels verzorgd door de ambtelijk secretaris. Vaak maakt de ambtelijk secretaris concept teksten voor de OR of vervult hij de functie van eindredacteur. Belangrijk hierbij is dat de ambtelijk secretaris zich steeds een beeld vormt van de doelgroep waarvoor hij schrijft. Dit geldt vooral bij de OR-nieuwsbrief en het OR-jaarverslag. Schrijf hiervoor aantrekkelijke teksten, die begrijpelijk en herkenbaar zijn voor de lezer en ook nieuwswaarde hebben of informatief zijn.
- Netwerken
In het uitvoeren van zijn taken maakt de OR gebruik van zijn interne en externe netwerk. De ambtelijk secretaris kan de OR behulpzaam zijn bij het in kaart brengen en het uitbreiden van zijn netwerk. Veel netwerkcontacten van de ambtelijk secretaris zelf kunnen ook heel nuttig zijn voor de OR. Via vakgenoten kan de ambtelijk secretaris eenvoudig en snel aan bepaalde informatie of voorbeelden komen.
- Valkuilen
De ambtelijk secretaris wordt door de OR als de deskundige op het gebied van communicatie gezien. Hij kan in de valkuil terecht komen te veel naar zich toe te trekken en te weinig te delegeren aan de OR-leden zelf.
Zorg er voor dat de OR zich zelf verantwoordelijk blijft voelen voor de communicatie over zijn werkzaamheden.
- Tips:
Voor het uitbrengen van de OR nieuwsbrief en het OR jaarverslag kan de OR een redactiecommissie instellen, bestaande uit meerdere OR-leden en de ambtelijk secretaris - Voor de OR nieuwsbrief en het OR-jaarverslag kan de ambtelijke secretaris aan iedere commissie vragen een bijdrage aan te leveren over de eigen activiteiten
- Komen OR-leden hun afspraak niet na en leveren ze geen kopij aan, dan blijven zij zelf verantwoordelijk voor het niet verschijnen van een nieuwsbrief of jaarverslag. Kom dan niet als ambtelijk secretaris in de verleiding het zelf te schrijven
- Vraag de OR bij het beoordelen van concept brieven niet alleen te kijken of de inhoudelijke boodschap overeenstemt met het besluit van de OR, maar ook of de toonzetting klopt
- Daag de OR uit om bij nieuwe onderwerpen na te denken welke netwerkcontacten hij hiervoor kan benaderen
- Evalueer hoe de OR-leden de interne communicatie ervaren en kom zo nodig met verbetervoorstellen.
Bron: Corry Oosterhoorn, Oosterhoorn Medezeggenschap
Praktijkblad Ondernemingsraad is al decennialang het toonaangevende vakblad voor de OR.
