De OR en de organisatie hebben hierbij de volgende mogelijkheden:
a. de ambtelijk secretaris ondersteunt alleen de OR
b. de ambtelijk secretaris ondersteunt zowel de OR als de bestuurder op het gebied van medezeggenschap.
Variant a komt het meeste voor. Hierbij richt de ambtelijk secretaris zijn activiteiten voornamelijk op de ondernemingsraad. Willen OR en organisatie echter de inzet van een ambtelijk secretaris optimaal benutten, dan is het een optie om de ambtelijk secretaris in dienst te stellen van het goed functioneren van de medezeggenschap in zijn totaliteit en niet alleen van de OR. Waarbij de ambtelijk secretaris de OR secretarieel, coördinerend en beleidsvoorbereidend ondersteunt en de bestuurder ondersteunt en adviseert over de communicatie met de OR en de te volgen procedures. We spreken dan van een overlegsecretaris.
Voordelen van het aanstellen van een overlegsecretaris:
- Informatie vanuit de bestuurder wordt op advies van de overlegsecretaris beter op de ondernemingsraad afgestemd.
- De overlegsecretaris fungeert als vangnet door zowel richting de OR als de bestuurder aan te geven of stukken rijp zijn voor behandeling of voldoen aan de WOR
- De overlegsecretaris geeft adviezen aan beiden hoe bepaalde zaken procedureel af te handelen
- De overlegsecretaris signaleert ontwikkelingen buiten de organisatie, die van belang zijn om als OR en bestuurder samen te bespreken
- De overlegsecretaris informeert de bestuurder ten aanzien van de wettelijke procedures
- De overlegsecretaris kan problemen in de communicatie tussen OR en bestuurder vroegtijdig signaleren en hiertoe verbetervoorstellen doen
- De overlegsecretaris bewaakt de afspraken die OR en bestuurder met elkaar maken, heeft hierbij een signaalfunctie en spreekt zowel bestuurder als OR aan op het niet nakomen van afspraken.
- OR en bestuurder moeten beide overtuigd zijn van de meerwaarde van het werken met een overlegsecretaris
- De kandidaat moet het vertrouwen hebben van OR en bestuurder
- OR en bestuurder moeten een helder overzicht opstellen van de taken die de ambtelijk secretaris voor de OR en voor de bestuurder uitvoert
- OR en bestuurder mogen de overlegsecretaris niet uitspelen.
2. De wijze van aanstelling van de ambtelijk secretaris
De OR en de organisatie kunnen de ambtelijk secretaris op verschillende manieren aanstellen. Voordat de OR en de organisatie hier een besluit over nemen is het verstandig de verschillende opties op een rij te zetten en de voor- en nadelen af te wegen.
De volgende varianten zijn mogelijk:
a. aanstelling in vaste dienst voor onbepaalde tijd
b. tijdelijke aanstelling
c. inhuren van een freelance ambtelijk secretaris
d. inschakelen van een ambtelijk secretaris op basis van detachering.
Bron: Corry Oosterhoorn, Oosterhoorn Medezeggenschap
Praktijkblad Ondernemingsraad is al decennialang het toonaangevende vakblad voor de OR.
Dank je wel voor je mooie uiteenzetting over de positie van de ambtelijk secretaris. Ik weet dat veel ambtelijk secretarissen naast hun eigenlijke werkzaamheden ook nog voor hun eigen positie moeten opkomen. Jij geeft ze een mooi steuntje in de rug met de heldere omschrijving van taken en mogelijkheden,
Hartelijke groet,
Marjo Voorhuis