1 Voorbereiding

Bereid de overlegvergadering zorgvuldig voor. Bepaal vooraf met elkaar welk doel de OR per agendapunt nastreeft, welke vragen hij hierbij heeft en welke informatie hij aan de bestuurder wil verstrekken. Moeten OR en bestuurder onderhandelen, stel dan vast wat de OR maximaal kan realiseren en welke toezeggingen de OR minimaal moet binnenhalen. Formuleer deze zaken zo concreet mogelijk, zodat de bestuurder snel duidelijk heeft wat de OR bedoelt. Hierdoor krijgt de bestuurder ook minder gelegenheid om af te dwalen.

2 Strategie

Neem in het vooroverleg de strategie door. Op welke manier kan de OR het beste zijn inhoudelijk resultaat bereiken? Denk hierbij bijvoorbeeld aan: krijgt de bestuurder de informatie vooraf op papier of geeft de OR ter plekke een presentatie. Hierdoor komt een inhoudelijke discussie vaak beter tot stand en is de discussie meer toegespitst op het eigenlijke doel. Een ander voorbeeld is de keuze die de OR heeft om eerst zelf het woord te nemen of de bestuurder de aftrap te laten doen.

3 Rollen verdelen

Spreek af wie welke rol tijdens het overleg vervult. Wie doet het woord, wie opent het betoog en wie vult vervolgens aan. Een keuze kan zijn dat degene die sterk is qua mondelinge communicatie het OR-betoog begint en de standpunten of argumenten van de OR duidelijk verwoordt. Waarna een inhoudelijk deskundige het gesprek overneemt en zaken aanvult of onderbouwt. Bepaal ook of het nodig is een procesbewaker te benoemen.

4 Bewust geen bijdrage leveren

Het kan zijn dat u als OR-lid het collectieve besluit niet kunt onderschrijven. Voer dan in ieder geval tijdens de overlegvergadering niet het woord. Bestuurders hebben vaak snel door wie er wel en wie er niet helemaal achter het OR-besluit staan. Wanneer zij dit weten proberen zij hier natuurlijk gebruik van te maken. De kans is groot dat dit ten koste gaat van het resultaat van de OR. Het kan ook zo zijn dat u bewust geen bijdrage wilt leveren omdat de woordvoerder het prima doet en u niet de opbouw van zijn betoog wil verstoren. Of omdat u onvoldoende kennis over het onderwerp heeft.

5 Heb wat te melden

Zorg dat de OR zich inhoudelijk goed voorbereidt, zodat de bestuurder ook merkt dat de OR weet waar hij het over heeft. Geef duidelijk aan welke informatie de OR waarvoor wenst te ontvangen. Staan er nieuwe inhoudelijke thema’s op de agenda, verzamel dan eerst wat algemene achtergrondinformatie. Weet de OR bijvoorbeeld al globaal wat competentiemanagement is, dan is hij beter in staat hierover met de bestuurder een voorstel te bespreken.

6 Wees vasthoudend

Check of de bestuurder daadwerkelijk de vragen beantwoordt. Geeft de bestuurder bepaalde toezeggingen, maak deze dan concreet. Geeft de bestuurder aan dat hij over een voorstel van de OR na wil denken, vraag dan hoe lang hij daarvoor nodig heeft en wanneer de OR op welke wijze een reactie ontvangt. Vindt de bestuurder een initiatiefvoorstel van de OR op dit moment geen prioriteit, vraag dan wanneer het terug kan komen op de agenda.

7 Terugkoppeling OR-training

Is de OR op cursus geweest, koppel de uitkomst hiervan dan terug aan de bestuurder. Geef op hoofdlijnen aan wat de cursus heeft opgeleverd en welke consequenties dit heeft voor de werkwijze van de OR in de toekomst. Benoem ook waarom de OR bepaalde zaken graag anders wil zien. Dit is helemaal belangrijk wanneer de OR wat wil veranderen in relatie tot de samenwerking met de bestuurder. Een bestuurder is dan niet verrast wanneer de OR ineens kiest voor een andere opstelling, maar kent de achtergrond hiervan.

8 Rol van de ambtelijk secretaris

In principe heeft de ambtelijk secretaris geen inhoudelijke inbreng tijdens de overlegvergadering, Maar de OR kan wel met de ambtelijk secretaris afspreken dat de ambtelijk secretaris zaken terughaalt wanneer OR en/of bestuurder afdwalen. Of wanneer blijkt dat de OR onvoldoende antwoord op vragen krijgt. Ook kan de ambtelijk secretaris een wakende rol spelen bij het al dan niet behalen van de OR-doelen. Ziet de OR iets over het hoofd, dan kan de ambtelijk secretaris dit op een discrete manier signaleren aan de voorzitter van de OR.

9 Visualiseer

We zien vaak dat een OR met goede voornemens het overleg in gaat, maar dat achteraf niet alles is gerealiseerd. Soms domweg omdat de OR-leden zaken zijn vergeten. Probeer dan eens tijdens een overlegvergadering met een flip-over te werken. Hierop kan de OR bijvoorbeeld zijn vragen of aandachtspunten noteren. Iedereen houdt dan overzicht over de wel en niet afgehandelde punten. Dit kan ook zorgen voor meer structuur tijdens de bespreking van een agendapunt.

10 Time-out

Merkt een van de vergaderdeelnemers dat de sfeer in negatieve zin verandert tijdens de overlegvergadering, vraag dan even om een pauze of schorsing. Dit geeft de OR de gelegenheid om oplopende emoties het hoofd te bieden, even af te koelen, misschien af te spreken dat iemand anders het woord over neemt of een gewijzigde strategie te bepalen. Dit is ook zinvol wanneer de bestuurder tijdens het overleg met nieuwe informatie of met afwijkende voorstellen komt.

11 Help elkaar

Dit geeft de ander de gelegenheid de zaken weer op een rijtje te zetten. Merk je dat het OR-lid dat het woord voert te emotioneel wordt, neem het dan ook even over. Dat kan heel subtiel door zelf een open vraag aan de bestuurder te stellen. Voel je zelf dat je vastloopt of dat je te emotioneel wordt, draag dan zelf het woord aan een ander over door bijvoorbeeld aan een ander OR-lid te vragen of hij nog een aanvulling heeft.