• Maakt de klachtenregeling onderdeel uit van de CAO? Dan is hierop het instemmingsrecht voor de OR niet van toepassing. Het kan zijn dat de CAO alleen aangeeft dat OR en bestuurder gezamenlijk tot een regeling moeten komen, dan behoudt de OR wel het instemmingsrecht.
• Is in de CAO geen klachtenregeling opgenomen, wordt de OR dan om instemming gevraagd voor het invoeren van een nieuwe klachtenregeling, het wijzigen of afschaffen van een bestaande regeling?
• Omschrijft de organisatie duidelijk het doel van de klachtenregeling?
• Geeft de organisatie aan welke klachten wel en niet onder de regeling vallen?
• Heeft de organisatie verschillende regelingen voor klachten op het gebied van de persoonlijke arbeidssituatie, seksuele intimidatie, en discriminatie of geldt hiervoor één regeling?
• Beschrijft de klachtenregeling de procedure voor het indienen, behandelen en afhandelen van de klacht?
• Wordt in de klachtenregeling aangegeven hoe de medewerker die een klacht heeft ingediend wordt beschermd tegen nadelige gevolgen?
• Communiceert de organisatie voldoende hoe de regeling werkt en waar medewerkers met hun klacht terecht kunnen?
• Kan de klager zich tijdens de procedure bij laten staan door een derde persoon?
• Vindt er een adequate registratie van de klachten plaats en ontvangt de ondernemingsraad hiervan jaarlijks een geanonimiseerd overzicht? Staan daarin aangegeven het aantal ingediende klachten, de aard van de klachten en het aantal afgehandelde klachten?
• Heeft de organisatie een onafhankelijke klachtencommissie ingesteld die de bevoegdheid heeft klachten af te handelen of de bestuurder te adviseren?
• Is de ondernemingsraad in de gelegenheid gesteld om ook kandidaten voor de klachtencommissie voor te dragen?
• Krijgen de commissieleden voldoende faciliteiten om hun werkzaamheden zorgvuldig uit te voeren?
• Krijgt de medewerker op wie de klacht betrekking heeft ook de mogelijkheid zich te laten bijstaan door derden? En wordt zorgvuldig met de medewerker omgegaan tijdens het onderzoek? Heeft de organisatie een of meerdere vertrouwenspersonen die medewerkers kunnen begeleiden bij het indienen van een klacht?
• Zijn deze vertrouwenspersonen goed bereikbaar voor de medewerkers en zijn zij deskundig?
• Hebben medewerkers de keuzemogelijkheid om interne en externe vertrouwenspersonen in te schakelen en kunnen zij ook kiezen de klacht bij een mannelijke of vrouwelijke vertrouwenspersoon neer te leggen?
• Is er in de regeling ook een rol weggelegd voor de bedrijfsarts, het bedrijfsmaatschappelijk werk en de personeelsfunctionaris?
• Neemt de organisatie het jaarverslag van de klachtencommissie op in het sociaal jaarverslag?
• Is de regeling laagdrempelig genoeg? Ervaart de ondernemingsraad dat medewerkers er voldoende gebruik van maken of komen er na invoering van de regeling regelmatig medewerkers met klachten die onder de regeling vallen bij de OR?

Bron: Praktijkblad Ondernemingsraad | nr. 6 | 2010