De OR-voorzitter van het in marketingcommunicatie gespecialiseerde bedrijf heeft zelf een vrij uniek systeem van notuleren ontwikkeld.

OR-voorzitter Jurgen van der Jagt, werkzaam bij de automatiseringsafdeling van Pondres: ‘Omdat ik verstand heb van het ordenen van data, heb ik een systeem opgezet waarmee notulen en beslissingen van de ondernemingsraad kunnen worden bijgehouden. Nu kan er niets meer worden kwijtgeraakt en iedereen heeft inzicht in welke acties nog niet afgerond zijn.’

Preciezer formuleren
De OR-vergaderingen vinden plaats in een ruimte met een smartbord en tijdens de vergadering zien de OR-leden wat de secretaris notuleert. Als ze het niet goed verwoordt, kunnen ze meteen ingrijpen. Het gevolg is veel preciezer formuleren, en aanpassing van de notulen tijdens een volgende vergadering is niet nodig.

Minder werk
Secretaris Samantha Janssens is vanaf het begin verantwoordelijk voor de notulen. ‘Ik ben heel blij met het nieuwe systeem’, zegt ze. ‘Ik heb er nu veel minder werk aan en het werkt ook prettiger. In het begin notuleerde ik gewoon op papier en dan moest ik elke keer roepen “ho, ho, ik kan het zo snel niet bijhouden”. Nu is het heel relaxed. Je opent de agenda en iedereen kan de openstaande punten zien. Ik kan overal op klikken en het meteen wijzigen. Ik hoef niet meer op te letten of ik alle stukken zeven keer heb gekopieerd (voor de zeven OR-leden) en of ik niets bij de printer heb laten liggen.’

Automatische attendering
Alle OR-leden kunnen dingen in het systeem wijzigen. Als een van de werkgroepen een bespreking heeft gehad met bijvoorbeeld personeelszaken, dan vullen ze zelf het resultaat van de bespreking in. Op het moment dat een taak verandert, krijgen de verantwoordelijke OR-leden een mailtje dat hun taak veranderd is of dat er extra vragen zijn. ‘Voordeel is dat je continu door het systeem herinnerd wordt wat je te doen staat,’ zegt Janssens. ‘Dan kun je ook niet zeggen dat je het niet meer wist.’

Geen extra discussie
Van der Jagt verzekert dat het ‘live’ bijhouden van notulen niet tot extra discussie leidt over de exacte formulering. ‘Als iets niet klopt wordt dat snel gecorrigeerd en het leuke is dat de OR-leden meteen nadenken over wat de beste formulering is. Vroeger moest je ook altijd afwachten hoe de notulist jouw vraag of opmerking geïnterpreteerd had, dat zie je nu meteen.’

Voortgangspercentage inzichtelijk
Het systeem biedt heel veel mogelijkheden om extra velden toe te voegen. Zo kun je bijvoorbeeld in één oogopslag zien van wie een stuk afkomstig is, wie verantwoordelijk is voor de uitvoering, wanneer het af moet zijn en wat het voortgangspercentage op dat moment is. ‘Daar kun je bijvoorbeeld 50 procent invullen als je de helft van het werk hebt gedaan, maar je kunt ook 95 procent invoeren als het slechts een kwestie van een handtekening is’, zegt Van der Jagt. ‘We geven ook aan of we vinden dat het een echte OR-taak is. Je ziet tevens wie een onderwerp aangebracht heeft. Dat kan bijvoorbeeld een van de 170 medewerkers zijn. Altijd handig voor de terugkoppeling.’

Open voor achterban
Dit is ook hoe de ondernemingsraad het systeem in de toekomst ziet: als een tool om de achterban nog beter te informeren. In september is de testfase afgerond en kegen alle personeelsleden een uitnodiging om door het OR-systeem te struinen. Uiteraard is niet alles publiekelijk: een gedeelte van het systeem blijft afgeschermd voor alleen de OR-leden en de directie. Dat zijn de interne taken en de onderlinge discussies. Maar de medewerkers kunnen wel de algemene voortgang zien en ook alle jaarverslagen en notulen lezen. Op de site staan ook links met informatie over pensioenen, bedrijfsregelingen en artikelen over het bedrijf.

Laagdrempelig
Om het gebruik van de OR-site te bevorderen wordt die gekoppeld aan systemen die mensen standaard voor hun functie gebruiken. Een icoontje op de computer leidt direct naar de site. ‘We maken het dus zo gemakkelijk mogelijk’, zegt Van der Jagt. ‘We hopen dat de medewerkers dan weten wat de ondernemingsraad allemaal doet en dat ze zien dat daar niets geheimzinnigs aan is.’

Directie logt ook in
Bij de ondernemingsraad van Pondres was er geen discussie of de directie toegang krijgt tot alle stukken. ‘Ik denk dat het per bedrijf verschillend is welke stukken van het systeem je afschermt, maar bij ons was het geen issue’, zegt Van der Jagt. ‘We hebben een goede verstandhouding met de directie en soms is het juist heel handig om te laten zien wat voor discussie je intern hebt gevoerd voordat je met een aanbeveling komt. Als we een actiepunt aan de directie toewijzen, dan ontvangt deze daar direct een mail van. Dan kunnen ze ook meteen zien wat er aan vooraf is gegaan. Vergelijk het met een blog: je kunt op elk gewenst moment comments toevoegen.’

Jaarverslag maken eenvoudiger
‘Het leukste aan dit systeem is dat je niet lang hoeft te zoeken wat je bijvoorbeeld twee jaar geleden afgesproken hebt’, vult Janssens aan. ‘Je typt een zoekwoord en je hebt het. Zo is het schrijven van jaarverslagen ook een stuk makkelijker geworden: je kunt alle instemmingsverzoeken en uitgevoerde taken uit het systeem halen. Vroeger had ik altijd maandagochtend vrij voor administratieve taken voor de ondernemingsraad. Daar was ik zo’n anderhalf uur mee bezig. Nu is dat slechts tien minuten na de vergadering geworden.’

Ondernemingsraden die interesse hebben of meer willen weten over het systeem, kunnen contact opnemen met Pondres, 013-595 35 00.

Maria Genova, redacteur Praktijkblad Ondernemingsraad

Bron: Praktijkblad Ondernemingsraad