1 Doel van het overleg

In het kader van het informatierecht heeft de OR recht op informatie over de plannen van de ondernemer voor de toekomst. Dit geldt voor financieel-economische zaken maar ook voor het sociaal beleid dat de organisatie uitvoert of wil gaan ontwikkelen. Tijdens de bespreking van de algemene gang van zaken verstrekt de ondernemer deze informatie aan de OR. In die zin dat hij zijn toekomstplannen aan de OR verduidelijkt. De OR is hierdoor vroegtijdig geïnformeerd over de plannen van de ondernemer en kan zijn invloed al uitoefenen nog voordat de ondernemer zijn voorgenomen besluiten formuleert (adviesaanvragen en instemmingverzoeken).
 

2 Frequentie en moment van het overleg

De WOR (artikel 24) geeft aan dat de overleggen minimaal twee keer per jaar moeten plaatsvinden. Plan de besprekingen in overleg met de ondernemer. Maak hier zo mogelijk aparte overlegvergaderingen van. Het is handig om de overleggen in te plannen op de momenten dat de begroting beschikbaar is en wanneer het jaarverslag verschijnt met daarin opgenomen de jaarrekening en het sociaal jaarverslag.

3 Wie zijn aanwezig bij het overleg

Bij de bespreking van de algemene gang van zaken zijn in ieder geval de ondernemer en de OR-leden aanwezig. Daarnaast geldt een verschijningsplicht voor leden van de raad van commissarissen/raad van toezicht of het bestuur. Zij zijn verplicht om de bespreking van de algemene gang van zaken bij te wonen. Maar de ondernemingsraad kan besluiten dat hij het niet nodig vindt dat zij aanwezig zijn. De OR moet zich hierbij wel realiseren dat dit een van de weinige momenten is om in contact te komen met de raad van commissarissen/ raad van toezicht of het bestuur. Een tussenvorm kan zijn dat zij eens per jaar bij het overleg aanwezig zijn.
 

4 Inhoud van het overleg

De ondernemer moet aangeven welke plannen en verwachtingen hij het komende jaar heeft. Hij moet informatie verstrekken over instemmingsplichtige en adviesplichtige besluiten die hij in voorbereiding heeft. Hierbij moeten OR en ondernemer ook bespreken op welk moment de OR bij de verdere ontwikkeling van deze beleidsvoornemens wordt betrokken en op welke wijze de OR vorm wil en kan geven aan zijn betrokkenheid. Verder moet de ondernemer verantwoording afleggen over het gevoerde financieel-economisch en sociale beleid van de afgelopen periode met daarin de algemene gegevens over de werkgelegenheid. Hiervoor stelt de ondernemer de OR de begroting, de jaarrekening en het jaarverslag ter beschikking, met daarin opgenomen het sociaal jaarverslag. Daarnaast moet de ondernemer het milieuverslag met de OR bespreken.
 

5 Voorbereiding

Plan de bijeenkomsten vroegtijdig. Bepaal vooraf of de OR gebruik wil maken van de aanwezigheid van een delegatie van de raad van commissarissen. Vraag de ondernemer zich goed voor te bereiden. Wanneer de ondernemer voorafgaand aan de vergadering een overzicht kan verstrekken van thema’s die hij in voorbereiding heeft, kan de OR zich hier vooraf al over buigen. Zo kan de OR dan op voorhand al bepalen welke thema’s voor hem belangrijk zijn. Ook kan de OR al nadenken over de rol die hij bij de verdere ontwikkeling van de thema’s wil spelen en op welke momenten hij betrokken wil worden.
 

6 Gang van zaken tijdens het overleg

De OR kan ervoor kiezen om de bespreking van de algemene gang van zaken op dezelfde wijze te organiseren als de gebruikelijke overlegvergaderingen. Door voor een andere werkvorm te kiezen kan een bespreking meer inspiratie voor alle partijen opleveren. OR, ondernemer en raad van commissarissen kunnen bijvoorbeeld eens brainstormen over een aantal te ontwikkelen thema’s en de verdere uitwerking hiervan. Een andere manier kan zijn om bepaalde beleidsvoornemens te bespreken aan de hand van prikkelende stellingen. De betrokken partijen kunnen dan ter voorbereiding op de vergadering vooraf een aantal stellingen indienen.
 

7 De uitkomst van het overleg

Aan het einde van het overleg moet voor de ondernemingsraad duidelijk zijn welke toekomstplannen de ondernemer heeft, op welk moment de bestuurder de OR inschakelt en welke rol de OR bij de ontwikkeling van deze toekomstplannen gaat vervullen. Gaan er ingrijpende trajecten spelen, dan doet de OR er verstandig aan om de ondernemer te adviseren deze gefaseerd uit te voeren. De OR moet vervolgens concrete afspraken maken over zijn betrokkenheid bij de verschillende fasen. Zo kan de OR in sommige gevallen zijn advies ook gefaseerd uitbrengen.
 

8 Aandachtspunten

Het niet houden van besprekingen van de algemene gang van zaken kan de ondernemingsraad een informatieachterstand opleveren. Want de OR wordt dan niet tijdig geïnformeerd. Ook mist de OR dan de kans om met de ondernemer afspraken te maken over de betrokkenheid van de OR bij de besluitvorming van de onderneming. Weigert de ondernemer om deel te nemen aan de bespreking van de algemene gang van zaken, dan kan de OR dit bij de afhandeling van toekomstige adviesaanvragen aanhalen. Evalueer in een eerstvolgende OR- en overlegvergadering de bespreking van de algemene gang van zaken en stel de verbeterpunten voor een volgend overleg vast.
 

9 Overige tips

Denk vooraf goed na of de OR wil dat de leden van de raad van commissarissen/ raad van toezicht of bestuur bij het overleg aanwezig zijn. Stel vast wat de meerwaarde van hun aanwezigheid bij het overleg is. Plan de bijeenkomsten vroegtijdig in en maak aan de bestuurder helder dat de OR vooraf schriftelijk de benodigde informatie wil ontvangen. Bereid het overleg als OR goed voor. Zorg voor een zorgvuldige verslaglegging. Maak de afspraken zo concreet mogelijk.
Komen er grote trajecten aan, spreek dan af in welke onderdelen de ondernemer deze opsplitst en welke rol de OR bij de verschillende onderdelen vervult. Bespreek op de eerstvolgende OR-vergadering welke activiteiten de bespreking van de algemene gang van zaken voor de OR meebrengt. Stel vast wie deze activiteiten uitvoert, op welke wijze en wanneer.
 

Zie ook:
- Deelnemers aan overleg over algemene gang van zaken