1. Wat de WOR verstaat onder een vaste commissie

Een vaste commissie kan door de ondernemingsraad voor onbepaalde tijd worden ingesteld. De leden worden voor de hele zittingstermijn van de OR benoemd. Na de OR-verkiezingen bepaalt de nieuwe ondernemingsraad vervolgens hoe de bemensing van de commissie er dan uit ziet. De vaste commissies worden ingesteld om specifieke aandachtsgebieden voor de OR te behandelen.

De OR beschrijft in een instellingsbesluit de taken, bevoegdheden, samenstelling en de werkwijze van de commissie. De OR kan zijn rechten en bevoegdheden geheel of gedeeltelijk aan een commissie overdragen.

2. Aandachtsgebieden

Aandachtsgebieden kunnen bijvoorbeeld zijn: arbeidsvoorwaarden, arbeidsomstandigheden, milieu, financieel beleid, sociaal beleid en strategisch beleid. Daarnaast wordt vaak ook een vaste commissie ingesteld in de vorm van het Dagelijks bestuur van de ondernemingsraad, de PR-commissie en ten tijde van verkiezingen een verkiezingscommissie. Belangrijk bij het bepalen van een vaste commissie is dat de commissie gedurende de hele zittingstermijn regelmatig activiteiten uit te voeren heeft. Zo niet, dan kan de OR beter met een tijdelijke commissie werken. Let er ook op dat de taken van de commissies elkaar niet overlappen. Kijk dus vooral welke onderwerpen er vaak aan de OR worden voorgelegd, die specifieke deskundigheid en aandacht vragen.

3. De rol van de bestuurder

Het voornemen om een vaste commissie in te stellen moet worden voorgelegd aan de ondernemer. Dit kan de ondernemingsraad doen door het concept instellingsbesluit aan de ondernemer voor te leggen. Uiteraard is het van belang dat de ondernemingsraad goed kan beargumenteren waarom hij de commissie in wil stellen. Gaat de ondernemer akkoord, dan kan het instellingsbesluit definitief worden vastgesteld en als bijlage aan het OR-reglement worden toegevoegd.

Vindt de ondernemer de voordelen van het instellen van een commissie niet opwegen tegen de extra kosten die het met zich mee brengt, dan kan de OR de bedrijfscommissie om bemiddeling en advies vragen. Komen beide partijen er dan nog niet uit, dan zal de kantonrechter hierover een beslissing moeten nemen.

4. Argumenten

Het werken met vaste commissies biedt de ondernemingsraad de mogelijkheid om meer mensen bij de medezeggenschap te betrekken, een evenredige taakverdeling binnen de OR te realiseren en specialismen te ontwikkelen. Hierdoor krijgt de OR meer inhoudelijke kennis, heeft hij gerichter aandacht voor bepaalde onderwerpen en komt het woordvoerderschap ook beter uit de verf. Daarnaast krijgt de OR een groter netwerk en worden commissieleden die geen OR-lid zijn vaak geïnteresseerd voor het OR-lidmaatschap. Argumenten genoeg dus om de ondernemer te kunnen overtuigen.

5. De samenstelling van een vaste commissie

De meerderheid van de leden van een vaste commissie moet OR-lid zijn. Daarnaast kunnen medewerkers die bijvoorbeeld vanuit hun functie veel kennis over het thema hebben of hier grote belangstelling voor hebben ook als lid worden benoemd. Dit zorgt vaak voor een flinke uitbreiding van de deskundigheid van de OR en geeft toegang tot specifieke informatie. Reden genoeg dus om deze ‘externe’ leden te benaderen. In de praktijk bestaat alleen het Dagelijks bestuur van de ondernemingsraad volledig uit OR-leden.

6. PR- en verkiezingscommissie

We zien vooral dat aan commissies met inhoudelijke aandachtsgebieden externe leden worden toegevoegd. Maar dit zou ook prima kunnen voor een PR-commissie. Leden vanuit de achterban weten namelijk als geen ander aan te geven hoe de OR in de organisatie leeft, welk imago hij heeft en hoe de communicatie vanuit de OR wordt gewaardeerd. Het is zonde om van deze inzichten geen gebruik te maken. Kijken we naar de verkiezingscommissie, dan geldt hiervoor dat externe commissieleden wellicht enthousiaster zijn om nieuwe leden te werven dan de OR-leden zelf (zeker wanneer ze zelf herkozen willen worden). De OR ziet de verkiezingen toch vaak als een extra en verplichte belasting. Ook hebben externe leden vaak ook wat andere ideeën voor bijvoorbeeld een flitsende verkiezingscampagne.

7. Commissiestructuur verwerken in de werkwijze van de OR

Neem de vergaderingen van de commissies op een zodanige manier in het vergaderschema van de ondernemingraad op, dat de commissies onderwerpen voor de OR-vergadering inhoudelijk voor kunnen bereiden. Maak een jaarplanner van de jaarlijks terugkerende onderwerpen en onderwerpen waarvan al bekend is dat ze aan de OR worden voorgelegd. Geef hierbij aan welke thema’s aan welke commissies worden voorgelegd en voor welke vergaderingen ze op de OR-agenda komen.

Zorg voor heldere opdrachtformuleringen aan de commissies: wat is de specifieke vraag van de OR, wat verwacht de OR, wanneer moet het pre-advies in de OR besproken worden en hoe en bij wie wordt het aangeleverd.

8. Aandachtspunten voor het DB

Zorg dat u overzicht houdt over welke thema’s bij welke commissies in behandeling zijn en volg de voortgang. Zie toe op de heldere opdrachtformulering. Dreigt een commissie de deadline niet te halen, onderzoek dan vroegtijdig waardoor dit komt. Wellicht is extra informatie of ondersteuning nodig. Stel commissieleden tijdens de vergaderingen als woordvoerder aan. Zorg dat de commissies alle informatie doorgestuurd krijgen die bij de OR over het thema binnen komt. Maak in de organisatie bekend dat de OR met vaste commissies werkt.

9. Verder ontwikkelen inhoudelijke deskundigheid

Neem bij het opstellen van het scholingsplan van de OR ook de ontwikkeling van de commissieleden mee. Een vaste commissie heeft recht op drie scholingsdagen per jaar. De verschillende opleidingsinstituten bieden hiervoor een gevarieerd themagericht scholingsaanbod aan. Een ander belangrijk aandachtsgebied is het ontwikkelen van een netwerk voor de vaste commissies. Laat de commissies kritisch nadenken over waardevolle contacten die zij kunnen leggen met deskundigen in de eigen organisatie en daarbuiten. Ook dit kan bijdragen aan de deskundigheidsbevordering.