Een prima moment voor de ondernemingsraad om zich al globaal voor te bereiden op wat komen gaat. Onderstaand een aantal tips.

1 Trek lering uit een voorgaande reorganisatie

Haal de evaluatie van een voorgaande reorganisatie nog eens boven tafel. Welke leermomenten heeft de OR hier destijds uitgehaald? Beoordeel welke van deze leerpunten nu belangrijke aandachtspunten zijn voor de komende reorganisatie. Heeft de OR destijds geen evaluatie uitgevoerd, lees dan de adviesaanvraag en het advies van de OR hierop door. Hoe beoordeelt de OR zijn vorige advies en het voorgaande proces nu, en tot welke aandachtspunten komt de OR voor dit nieuwe traject?

2 Helderheid over betrokkenheid ondernemingsraad

Krijg helder hoe de OR het traject vorm wil geven. Wil de OR vroegtijdig betrokken worden en een proactieve rol spelen? Wil de OR straks eerst werken met een preadvies en na bespreking met de bestuurder pas zijn definitieve advies formuleren? Beschrijf de voor de OR wenselijke stappen in het adviestraject en bespreek deze met de bestuurder. Zo krijgen OR en bestuurder helder op welke momenten in het traject zij in ieder geval met elkaar te maken krijgen. Ook kan de bestuurder hierbij aangeven op welke termijn hij straks het advies van de OR verwacht. Zit hier veel haast achter, dan kan de OR op voorhand al de afspraak maken om een of meerdere dagen de hei op te gaan om zorgvuldig naar de plannen te kijken. De OR hoeft bij het ontvangen van de uiteindelijke adviesaanvraag niet meer over het traject na te denken maar hij kan zich direct met de inhoud ervan bezighouden.

3 Maak overige afspraken met de bestuurder

Geef op voorhand aan welke elementen de OR terug wil zien in de adviesaanvraag van de bestuurder. Wil de OR werken met een preadvies voorafgaand aan zijn definitieve advies, maak hier dan ook afspraken over met de bestuurder. Benoem welke bijlagen de OR bij de adviesaanvraag wil ontvangen (bijvoorbeeld oude en nieuwe formatieplaatsenplan, functiebeschrijvingen van nieuwe functies). Bespreek ook of de OR eventueel gebruik wil maken van een externe deskundige.

4 Zorg voor commitment binnen de ondernemingsraad

Een belangrijk uitgangspunt is dat de voltallige ondernemingsraad achter de werkwijze, uitgangspunten en randvoorwaarden van de OR staat. Besteed daarom voldoende tijd aan de voorbereiding van het reorganisatietraject.
Neem alle OR-leden hierin mee en creëer een situatie waarbij alle OR-leden zich achter de aanpak van de OR scharen. In het krijgen van intern draagvlak zal de OR moeten investeren. Wanneer de OR op één lijn staat, zal hij betere resultaten bereiken en efficiënter kunnen werken.

5 Ga op zoek naar informatie

Wanneer de ondernemingsraad op hoofdlijnen weet waar de reorganisatie straks plaats gaat vinden kan hij hierover al algemene informatie op internet verzamelen. Ook kan hij inventariseren welke informatie er binnen de organisatie al over beschikbaar is. De OR kan zich op hoofdlijnen vast buigen over het sociaal plan, door te onderzoeken aan welke eisen een sociaal plan moet voldoen en hoe een sociaal plan tot stand komt. En door vast te stellen welke rol de OR hierbij kan spelen. Maar denk bijvoorbeeld ook aan de verschillende manieren van het omgaan met boventallige medewerkers en herplaatsingprocedures. Ligt er nog een sociaal plan van de vorige reorganisatie dan kan de OR dit hanteren als uitgangspunt.

6 Stel een vragenlijst op

Welke vragen roept de aangekondigde reorganisatie op dit moment al op? Inventariseer en rubriceer deze vragen.
Stel vervolgens vast welke vragen de OR nu al aan de bestuurder kan voorleggen en wie de overige vragen kan beantwoorden. Zitten er vragen bij waarop de OR zelf het antwoord kan vinden, bespreek dan wie deze antwoorden op gaat zoeken. Verzamel alle antwoorden en koppel deze terug aan alle OR-leden. Hanteer dit document bij de verdere uitwerking van de voorbereidingen.

7 Inventariseer randvoorwaarden/aandachtspunten

Houd een brainstorm binnen de OR over de aandachtspunten en randvoorwaarden die de OR op voorhand al heeft bij de voorgenomen reorganisatie. Hierbij valt bijvoorbeeld te denken aan: vroegtijdige betrokkenheid OR, uiterste inspanning leveren om gedwongen ontslag te voorkomen, geen advies uitbrengen zonder dat het sociaal plan bij de OR ligt, enzovoort. De OR kan deze randvoorwaarden al meegeven aan de bestuurder. De bestuurder kan hiermee dan rekening houden bij het uitwerken van het voorgenomen besluit.

8 Breng je netwerk in kaart

Inventariseer wie de OR binnen de organisatie kan benaderen om mee te denken of informatie te verstrekken. De OR kan vooraf de vakbonden benaderen om aan te geven welke elementen hij graag in het sociaal plan ziet opgenomen. Het is handig om vooraf te weten welke vakbonden de OR moet benaderen en wie de contactpersonen voor de OR zijn. Denkt de OR een externe deskundigen in te moeten schakelen, stel dan vast wie de OR hiervoor wil benaderen. Het is raadzaam om dit vooraf al aan de betreffende deskundige te melden. Zijn er OR’en in de buurt die ook ervaring hebben met reorganisaties, benader ze en leer van hun ervaringen.

9 Interne werkwijze ondernemingsraad

Gaat de hele OR straks met de adviesaanvraag aan de slag of is het beter dat een vaste commissie van de OR het eerste voorwerk doet? Is het een optie om een projectgroep in te stellen waarin ook niet-OR-leden zitting nemen of is het verstandig de vaste commissie met niet-ORleden aan te vullen? Moeten er straks extra overleggen worden ingepland? Wie benadert de externe deskundige die de OR in wil schakelen? Wie onderhoudt het contact met de belangrijke netwerkcontacten van de OR? Bespreek ook hoe de OR de interne communicatie gedurende het traject verzorgt. Het zal soms nodig zijn om snel te schakelen.

Bron: Praktijkblad Ondernemingsraad |nr. 12 | 2009