Veel e-mailprotocollen van bedrijven verbieden privégebruik van het bedrijfssysteem (netwerk). Dat voelt niet erg eerlijk, want bijna alle werknemers checken thuis ook wel eens hun werkmail. Ongewenst gedrag binnen het bedrijf
moet natuurlijk aan banden gelegd worden. Dat geldt ook voor internet en e-mail: pornosites bezoeken of uitgebreid
online shoppen gaan een grens over. Aan de andere kant hebben mensen binnen het bedrijf recht op privacy.

De Wet bescherming persoonsgegevens (WBP) biedt niet de ruimte om zomaar allerlei gegevens te verzamelen en te gebruiken: de inhoud van alle e-mailverkeer controleren mag niet omdat het persoonsgegevens bevat. De werkgever moet een ‘gerechtvaardigd belang’ kunnen aantonen.

Uw OR let op de volgende zaken:

• Geeft het protocol van uw werkgever een duidelijke richtlijn wat wel en niet mag op e-mail en internet van het bedrijfsnetwerk?
• Alleen als er een duidelijke aanleiding is, kan de werkgever persoonsgericht controleren. Melding naar de OR is dan gewenst.
• Andere controles kunnen alleen worden uitgevoerd zonder persoonsgegevens.
• Gemachtigd voor persoonsgebonden gegevens zijn alleen die mensen die daar een duidelijke functie bij hebben. Dit moet duidelijk in het protocol staan.
• Uw OR moet instemming hebben verleend aan het protocol.

Bron: Praktijkblad Ondernemingsraad