Instemming wijziging pensioenregeling

Op grond van artikel 27 WOR heeft de ondernemingsraad instemmingsrecht bij de wijziging en totstandkoming van een verzekerde pensioenregeling. Echter er is ook instemming nodig van de individuele werknemer. Dat de werkgever in een dergelijk wijzigingstraject duidelijk, helder en uiterst zorgvuldig moet communiceren naar de werknemer toe is door de Hoge Raad in de “Halliburton”-uitspraak bevestigd.

Onderstaand geven wij kort eerst de feiten, vervolgens geven wij de belangrijkste conclusies weer en tenslotte benoemen wij een aantal punten dat in de praktijk wellicht veel onduidelijkheid weg kan nemen.

De zaak

In een brief van 9 juni 1994 heeft de werkgever onder andere het volgende geschreven aan de werknemers. De rechten van de dienstverlaters en de ingegane rechten worden jaarlijks aangepast aan de gestegen kosten van levensonderhoud. De financiering hiervan vindt plaats uit de extra renteopbrengsten die de verzekeraar aan de werkgever uitkeert. Bij de brief zit een formulier waarop de werknemer kan aangeven indien hij het niet eens is met deze wijziging.

De werknemer stuurt geen reactie terug en de werkgever gaat ervan uit dat de werknemer akkoord is.
In 1995 en 1996 wordt respectievelijk een brochure en het pensioenreglement nagezonden. Uitdeze stukken blijkt duidelijker dat indexatie alleen plaatsvindt als de overrente uit het contract met de verzekeraar voldoende is.
De arbeidsovereenkomst tussen de werkgever en werknemer eindigt in 2000. De werknemer stelt zich op het standpunt dat de nieuwe pensioenregeling voorziet in een onvoorwaardelijke indexatie terwijl de werkgever beweert dat de jaarlijkse indexatie afhankelijk is van de overrente die de verzekeraar uitkeert.

Uitspraak Rechter

De Hoge Raad stelt op 23 april 2010 het volgende:

• De brief maakt niet uitdrukkelijk melding van een voorwaarde die moet zijn vervuld wil indexering plaatsvinden.
• Naast een brief zijn er ook presentaties gehouden. Het was niet verplicht bij deze presentaties aanwezig te zijn. De werknemer was niet bij de presentaties aanwezig. Bovendien kan de werkgever niet bewijzen dat de werknemer de sheets heeft ontvangen.
• Het later (in 1995 en 1996) toezenden van een brochure en reglement is geen reden om er van uit te gaan dat werknemer instemt met datgene dat hierin is opgenomen. Het instemmingstraject was immers in 1994 al afgerond. Afwijkingen in de brochure en reglement moeten dan ook de uitdrukkelijke instemming hebben van de werknemer. Het alleen maar toezenden van deze documenten is dan ook niet voldoende.

Praktijk

Uit deze uitspraak blijkt nogmaals dat het uitermate van belang is dat een ondernemingsraad dicht op een wijzigingstraject zit, zodat er in een communicatietraject duidelijkheid is. Communicatie moet volledig en duidelijk zijn. Het niet communiceren of onduidelijk communiceren is geen optie. Het kan hierbij geen kwaad goed de voor- en nadelen van de nieuwe regeling te schetsen.

Het moet duidelijk zijn dat de boodschap is aangekomen Dit geldt zowel voor presentaties als de correspondentie. Als er presentaties gehouden worden is het aan te raden dat deze in werktijd plaatsvinden, waarbij het ondertekenen van een presentielijst van belang is. Zo kan een bijeenkomst verplicht opgelegd worden terwijl degenen die niet aanwezig zijn makkelijk getraceerd kunnen worden. Documenten die uitgereikt worden tijdens een presentatie kunnen dan bijvoorbeeld aan de afwezigen aangetekend worden verzonden.

Het hanteren van het principe “niet gereageerd op onze brief heeft ermee ingestemd” blijft mogelijk. Echter dit vereist wel een uiterst heldere en zorgvuldige informatie aan de werknemers. In alle objectiviteit moet vastgesteld kunnen worden dat het niet reageren een acceptatie is van een voorstel. Latere aanpassing of verscherping van het geaccepteerde voorstel kan niet plaatsvinden zonder extra informatie. Het alleen toezenden van deze extra informatie is onvoldoende.

Voor meer informatie over pensioenen verwijzen we u naar het Pensioen Dossier op ORnet.
Kijk ook op www.ORpensioen.nl

Meer informatie over het instemmingsrecht >>